Todos los términos IT y de negocios para entender mejor el ámbito de la RPA

Bot, transformación digital, machine learning, workflow, centro de excelencia, intelligent process automation y la lista continúa. Aunque algunos de estos conceptos ya tienen vigencia hace algunos años, con tanta terminología del mundo IT y de los negocios es lógico que puedas confundirte.

¿Quieres saber qué significan? Para facilitarte la tarea, te compartimos un glosario para que puedas entender concretamente de qué se trata cada uno de estos “neologismos”.

RPA (robotics process automation, por su sigla en inglés) es la forma de automatizar tecnológicamente los procesos en las empresas y se puede aplicar a diversas industrias; se trata de tareas ejecutadas por robots de software de RPA que trabajan con los sistemas preexistentes de la compañía. 

Inteligencia artificial (IA): se trata de tecnologías que dotan de “inteligencia” a un sistema y se construye por una serie de pasos definidos por un usuario. Son reglas que le indican al sistema cómo debe comportarse para, así, poder tomar decisiones de forma autónoma. Por su parte, el usuario tiene que estar continuamente mejorando el sistema de pasos hacia el objetivo para hacer que el proceso resulte cada vez más smart.

Según el criterio de Facundo González, CTO de The Eye Inc., “el beneficio más valorado que obtienen las empresas al emplear la inteligencia artificial es adquirir la capacidad de analizar, procesar y guardar enormes cantidades de datos de forma precisa en una fracción de tiempo que, de otra forma, no sería posible. Con los mismos datos recolectados por la IA se continúa mejorando para que los procesos sean aún más precisos y eficientes”.

Machine learning: es un conjunto de herramientas o técnicas del ámbito de la inteligencia artificial que les permite a los sistemas aprender de forma automática. Se basa en algoritmos que realizan un análisis de grandes cantidades de datos, identifican patrones y, por ende, toman decisiones. Estas herramientas cognitivas hacen que los sistemas sean más autónomos, ya que mejoran gracias a dicho aprendizaje continuo. Se trata de herramientas de dominio reducido que resuelven problemáticas puntuales. 

IPA (intelligent process automation): una combinación entre RPA y AI, como también de tecnologías relacionadas con AI, como machine learning, deep learning, etc. Se trata de un paso más en la tecnología de RPA que se expande el horizonte: procesos automatizados que apuntan a ser cada vez más autónomos, sin intervención del usuario. 

Resulta posible gracias al análisis de datos, un campo del data science, que recolecta información de los procesos y compara datos para tomar decisiones.

Transformación digital: este cambio de paradigma que surgió, en parte, por la necesidad de las empresas de seguir creciendo y estar a la par de sus competidoras –y que dejó atrás las antiguas estructuras– es la integración de tecnología digital en todas las áreas, cambiando la forma en que se opera y se brinda valor a los clientes. Las organizaciones que ya se sumaron a la transformación digital dieron, sin duda, un salto cualitativo: pudieron mejorar el servicio y brindar nuevas herramientas para potenciar la obtención de objetivos.

En cuanto a las empresas que recién comienzan a emplear RPA o tecnologías de punta, “el proceso de transformación significa una revolución sobre cómo hacer las cosas, es pensar conceptualmente distinto”, sostiene Myriam Liguori, consultora experta en transformación digital en The Eye Inc. Y entiende que esto implica un cambio de mindset en los empleados que aporta innovación en tarea y RPA suma eficiencia: “El bot no se equivoca, es rápido, trabaja 24 x 7 y maneja fácilmente grandes volúmenes de información”.

La transformación digital y, sobre todo, RPA, de acuerdo con Myriam Liguori, “penetra todas las capas de la empresa: desde el management estratégico hasta el operativo junior; y lo hace también de abajo hacia arriba: ahora el control está en la automatización y el humano acciona sólo sobre errores o decisiones puntuales. En una empresa tradicional, el humano controla que todo esté bien o esté mal, y se desenfoca de la eficiencia”.

Bots: un bot es un software que se utiliza para comunicarse con el usuario tal como si fuera un humano. Existen distintos tipos de bots, por ejemplo: 

  • Desktop Bot: se trata del menos eficiente. Se utiliza en sistemas legacy cuando no existe otra solución. Su característica principal es que emula el comportamiento humano e interactúa como una persona frente a la computadora.
  • Web Bot: se emplea con sistemas web cuando no se dispone de una API o un cambio en esta puede llevar mucho tiempo. Resulta mejor que el Desktop Bot en cuanto a eficiencia; sin embargo, un cambio en la interfaz del sitio web puede cambiar la operatoria. Se utiliza también para web scraping, que sirve para obtener datos de sitios, por ejemplo, para comparar precios.
  • API Bot: sin dudas, es el más eficiente. Trabaja vía API y sirve para conectar sistemas legacy con nuevos.

RDA: tipo de automatización de Desktop Bot, que se ejecuta en escritorio, reducido a un solo usuario.

Orquestador de bots: funciona como un gerente de la fuerza de trabajo digital (bots). En la plataforma The Eye Inc. se puede programar el funcionamiento de los bots y gestionar la carga de trabajo. Un orquestador puede monitorear y medir el rendimiento de los bots

Centro de excelencia (CDE): se trata de un departamento o un responsable capaz de evaluar el impacto y comunicar debidamente. Sin comunicación, aparecen los retardadores y los proyectos no prosperan.

De acuerdo con Guido Hernández, COO de The Eye Inc., para establecer un CDE “debe haber un equipo capaz de encontrar las oportunidades de automatización, coordinar todas las partes para su implementación y dar seguimiento al proceso y los resultados”. Pero, además, tiene que “contar con el apoyo directo de la dirección de la organización para poder interactuar con todos los departamentos y obtener los recursos necesarios para el éxito de cada proyecto de automatización”.

API (application programming interface): esta interfaz permite la interacción entre sistemas y es lo que deja que el RPA pueda automatizar.

Sistemas legacy: se trata de un sistema informático heredado que ha quedado anticuado porque utiliza una tecnología que no puede recibir soporte ni mantenimiento. 

SaaS: la cualidad de este software es que el alojamiento de datos es dentro de servicios de terceros, lo que elimina la necesidad de adquirir infraestructura física

OnPremise: alojamiento de datos en los servidores propios o locales. Permite tener acceso físico a la información y control directo de la configuración.

Workflow: es una secuencia ordenada de operaciones o tareas que tienen un input, es decir, una entrada, y un output o resultado. 

ROI (return on investment): en español, retorno de inversión, son los beneficios obtenidos en relación a la inversión o costo, y resulta fundamental para conocer el rendimiento de un proyecto o activo.

Penalidades: auditorías o errores administrativos que pueden costar caro y paralizar una operación o procesos. RPA ayuda a no incurrir en ellas.

Conocer en profundidad el significado de cada uno de estos conceptos te permitirá no sólo ahorrar tiempo, sino mejorar tus procesos y tomar decisiones acertadas para el crecimiento de tu negocio.

¡No te quedes atrás!

TheEye Inc

The Eye Inc. es una plataforma de Automatización Inteligente de Procesos IPA (RPA + IA) con tecnología propia y sede en Argentina. En este último año hemos ahorrado en tiempo y licencias a nuestros clientes en LATAM más de US$ 1M.

Valorizamos el talento humano ♥ a través de la automatización de las tareas repetitivas.

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