La Automatización de Procesos, una estrategia Win-Win para el negocio y los colaboradores

Autores: Pilar Wolffelt y Marketing Team de TheEye

Ilustraciones: María Laura Conte Grand

Julio 2020, Buenos Aires

¿Cómo lograr que los procesos de negocio traccionen resultados de forma más eficiente y rápida, y a la vez, valorizar el esfuerzo de nuestros colaboradores? Dos escenarios que se pueden concretar gracias a la automatización de procesos (RPA). Veamos juntos.

No hay negocio sin gente y no hay equipo si no hay negocio, ese es el concepto que debe liderar la transformación digital dentro de las compañías para lograr un punto de equilibrio beneficioso para toda la empresa. Es por eso que las soluciones que las organizaciones implementen tienen que estar apuntadas a que ambos lados salgan ganando, teniendo en cuenta que lograr escenarios beneficiosos tanto para los colaboradores como para las finanzas facilita alcanzar el objetivo de la organización en su conjunto. 

TheEye Blog nota Pilar Wolffelt: WIN-WIN transformación digital workteam balance

Hacia ese foco está dirigida la estrategia de Automatización de Procesos de Negocios, a generar escenarios Win-Win para las personas y el negocio. Pero, ¿cómo generar ese valor compartido, que permita escalar de forma más rápida y a la vez generar ahorro? Esa es la pregunta que este artículo se propone responder. 

Muchas veces sucede que la balanza se inclina más a un lado que al otro, en ocasiones condicionada por el entorno o por decisiones burocráticas. Romper esa tendencia a veces no es fácil y se dificulta la tarea de generar la tan ansiada armonía entre resultados más eficientes y una fuerza laboral que se sienta feliz.

Según la visión de TheEye, “los modelos Win-Win logran disminuir los riesgos del entorno para la organización y armar condiciones ganadoras que las fortalezcan”.

Es así que señalan que el objetivo de “la automatización debe ser originar un cambio en la forma de trabajar, mejorándola y poniendo la mirada sobre aquello de lo que realmente hay que ocuparse”. Este enfoque favorece el desarrollo de tres valores: crecimiento, competitividad e innovación constante.

> Detectar objetivos y sociabilizarlos internamente

En este sentido, es elemental que las empresas se pregunten: ¿Cuáles son las tareas de valor de mi organización? Y que, al establecer los objetivos organizacionales, se comuniquen a los colaboradores, se identifiquen las herramientas necesarias para lograrlos y se aseguren de que éstas sean compatibles con los fines. 

Asimismo, la consolidación de estrategias que apuntan a una situación equilibrada en beneficios empresariales y para los integrantes del equipo permite generar organizaciones más resilientes, es decir, con mayor capacidad de adaptarse a situaciones adversas. Esto facilita la adaptación a escenarios negativos para el negocio sin necesidad de aplicar cambios bruscos en el rumbo de un día para el otro.

TheEye Blog nota Pilar Wolffelt: WIN-WIN transformación digital workteam balance

> Principales beneficios de la automatización de procesos: un buen negocio.

La automatización de procesos (RPA) es clave para avanzar en estos objetivos. Se trata de aplicar estrategias y políticas que optimicen la forma de trabajar, mejorando la eficiencia (asociada a la reducción de costos) y apunta a lograr que el negocio crezca basado en los siguientes conceptos:

– POTENCIAR la productividad a fin de lograr el delivery de procesos en tiempo récord y tener procesos insensibles a volúmen.

– DISMINUIR el costo del error y de la oportunidad.

– ACELERAR la toma de decisiones para responder con más rapidez a las exigencias del mercado.

– FACILITAR la innovación conjunta y la colaboración entre los equipos de IT y Negocios, lo que permitirá centralizar la automatización y obtener métricas analíticas detalladas a través de los datos.

– ESCALAR la fuerza de trabajo digital a un costo eficiente, ya que los robots de software son fáciles de configurar y trabajan junto al equipo para acompañar el crecimiento de la empresa ayudando a reducir tiempos y costos.

El último punto es clave porque, no sólo aporta al escenario del negocio, sino que, comunicando claramente los objetivos, los mismos colaboradores podrán ver que no “pierden el tiempo” en tareas rutinarias, aburridas y poco creativas, para las que están sobrecalificados, sino que se enfocan en aquellas que les permitirán llegar a sus metas sin dar vueltas. Todo esto hará, sin dudas, que su día a día laboral sea más flexible y llevadero gracias a la automatización de procesos, que redundará en los siguientes beneficios:

TheEye Blog nota Pilar Wolffelt: WIN-WIN transformación digital workteam workforce
  • Más tiempo para dedicarse a tareas de valor: ya no dedico horas laborales en tareas rutinarias.
  • Incrementa el compromiso de la fuerza laboral: las personas adquieren motivación y sentido de pertenencia hacia el objetivo en común. Las ideas adquieren fluidez y pueden ser generadoras de oportunidades de negocios, sin importar de qué área provengan.
  • Las personas empiezan a pensar de forma digital: lo que implica una concepción estratégica del negocio en constante conexión con la tecnología para potenciar la productividad y la calidad del trabajo.
  • Perfiles más competitivos: las organizaciones empiezan a demandar colaboradores con fuerte capacidad de empatía, análisis y pensamiento crítico, entre otras habilidades.

> La experiencia como prueba: mucho más que una teoría

TheEye acumula años de experiencia viendo cómo se aplican estos conceptos a la realidad, lo que permite delinear escenarios concretos que ayudarán a visualizar cómo la automatización de procesos puede actuar en pos del negocio y del equipo.

Recuerdan que, hace unos años, en la época de auge de los Enterprise Resource Planning (ERPs), existía una premisa de trabajo que era “Adoptar vs. Adaptar”, esto se traducía en que los procesos eran los que el ERP traía, sin importar los trastornos que pudiera significar, como por ejemplo, que el usuario tenía que hacer actividades manuales como pasos previos a un ingreso de información. 

“Muchos usuarios siguen “sufriendo” los resultados de un proceso de implementación muy poco afín con el proceso que necesita el usuario”, advierten desde TheEye. En tanto, destacan que, hoy en día,  las soluciones tienen como premisa centrarse en el cliente (interno o externo) y la automatización de procesos sirve para subsanar esta brecha. 

Veamos algunos casos:

~ Caso 1:

Un cliente de una financiera ingresa por e-banking órdenes de compraventa de títulos,  bonos, acciones, plazos fijos, tanto para mercados locales como extranjeros. El e-banking almacena estas órdenes en un archivo PDF en un directorio y, además, un analista recibe por e-mail esa misma orden que debe ingresar en el ERP, que la termina procesando.

Para el usuario, este proceso implica estar atento a la llegada del correo electrónico, descargar el archivo adjunto (a veces lo imprime o a veces puede hacer copy-paste) y transcribirlo  en la opción de menú ‘Alta de Órdenes’ del ERP.  El volumen de trabajo es importante y los errores de tipeo están a la orden del día, por lo que, para evitar que persistan, otro analista toma el PDF de la orden y lo revisa con la pantalla del ERP a fin de detectarlos.

Ahora bien, si se automatiza esto mediante un robot de software, éste leería los e-mails, interpretaría las órdenes y las ingresaría en el ERP opción ‘Alta de órdenes’, sin errores de carga, con lo cual no hace falta que un segundo analista verifique ningún dato en el ERP. Sin embargo, en caso que el bot no pueda interpretar algo del formulario de órdenes, lo avisará, haciendo que el primer analista sólo deba intervenir cuando haya errores.

De esta manera, por un lado, este proceso se hace insensible al volumen, lo que permite  procesar más órdenes al día y, por el otro, ayuda a recuperar la esencia del trabajo, recuperando el rol del analista que deja de cumplir el papel de un data entry y en su tiempo libre puede dedicarse a tareas de valor agregado, demostrando su formación y competencias.

~ Caso 2:

Si para otorgar un producto se requiere realizar validaciones y surge una demora al hacerlas, se corre el riesgo de que el cliente pueda irse a la competencia en ese tiempo. Además, si en el proceso se comete un error, se puede tratar de una falta riesgosa para el proceso.

Esta es una tarea factible de automatizar, lo que le ahorraría a la organización la necesidad de exponerse a los peligros antes descritos. Así, si una solicitud de préstamo ingresa un día sábado y su aprobación normalmente demora más de 72hs. en hacer la validación de manera manual, por medio de la automatización de procesos se puede realizar el mismo procedimiento en el momento y el cliente no tendrá que esperar hasta el martes/miércoles.

De este modo, se evita la pérdida de oportunidades de clientes, ya que la mayoría suele aguardar resultados al instante (sobre todo en el caso de una solicitud de préstamo donde la necesidad es urgente).

Queda claro que, como se enunció al comienzo de esta nota, el negocio y el equipo se necesitan mutuamente para existir. Y, tal como lo concibe TheEye, la automatización ayuda a mejorar el flujo de procesos y el desempeño de los trabajadores involucrados. Se optimizan sus tareas y resultados a fin de aportar al crecimiento de las organizaciones y de sus integrantes, apuntalándolos en el desempeño de actividades más complejas y despejando su jornada de otras rutinarias y que atentan contra la generación de valor agregado.

TheEye Inc

TheEye Inc. es una plataforma de Automatización Inteligente de Procesos IPA (RPA + IA) con tecnología propia y sede en Argentina. En este último año hemos ahorrado en tiempo y licencias a nuestros clientes en LATAM más de 1M USD. Estamos para hacer crecer su compañía.

Valorizamos el talento humano ♥ a través de la automatización de las tareas repetitivas.

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